Cómo encontrar el mejor salón para su fiesta

A causa de la pandemia, recién este año con mayor normalidad, se proyectan reuniones y fiestas de fin de año en diferentes niveles. Junto a la finalización de normas como el uso del barbijo, la alegría de reencontrarse prima este fin de año.

Que la copa mundial de fútbol se realice este año a partir del mes de noviembre también aporta un grado de novedad en cuanto a reuniones y festejos. Todo se junta para hacer que las reuniones afloren.

Es más que necesario encarar la búsqueda de salones para fiestas con celeridad, dedicación y una mirada clara de lo que se desea, para que todo festejo sea seguro y agradable. Fiestas de egresados, reuniones empresariales, cierres de eventos especiales, despedir el año con amigos o familiares, cumpleaños y casamientos, todo precisa de una buena organización.

Desde CompreSeguros.com deseamos brindarle diferentes consejos para saber cómo encontrar el mejor salón para su fiesta de fin de año.

Diseño de la reunión

Antes de comenzar siquiera a consultar por internet sobre los salones disponibles para realizar su festejo es indispensable que haya diseñado, aunque más no sea de forma provisoria, las características del evento.

Quien comience con los trámites esenciales de llevar adelante un festejo de fin de año o fiesta particular deberá contar con un mínimo de datos que hacen a la esencia misma del encuentro. Podremos acordar fácilmente que no es lo mismo una reunión de día que de noche, con vestimenta formal o sport, lo mismo si es un ágape de minutas o una cena de tres platos.

Por supuesto, el punto más relevante será la cantidad de invitados con la que contará el evento. Esto, teniendo en cuenta las fehacientes concesiones hacía aquellos que, por una razón u otra, faltarán al evento.

Averiguaciones preliminares

Al tener un primer acercamiento a lo que será el diseño general de la fiesta es que se pueden realizar los llamados y averiguaciones de todo lo referente a ese boceto inicial. Lo esencial es comprender que con mayor tiempo se realice mejores ofertas y resultados se obtendrán.

Uno de los recursos más valiosos de todo emprendimiento es el tiempo, esta realidad debe estar en claro cuando se plantee un plan de ejecución y presupuesto sobre todo lo referente al evento a desarrollar.

En cada salón de eventos al que llame notará que las posibilidades de disponibilidad están sujetas a planes específicos de reserva y señas para fijar la fecha en la que se desea utilizar dicho lugar.

Si no se tiene la claridad suficiente para poder hacer frente al pago de un depósito de reserva es importante que se entiendan esas primeras averiguaciones solo como consultas vagas sin definiciones certeras, y eso se puede traducir en un doble trabajo.

¿Cómo diseñar un festejo seguro?

Nuestros profesionales podrán asesorarlo en todo lo que necesite para conocer las ofertas de seguros de responsabilidad civil o de accidentes personales que se puedan precisar en el desarrollo de diferentes eventos.

Lo más práctico, por supuesto, es que se contraten salones que ya cuentan con las pólizas necesarias para que diferentes eventos se puedan llevar adelante con total normalidad. Además de los seguros, otro requisito esencial es que se posea una cobertura de emergencias médicas, al igual que adicionales de seguridad para que garanticen el mayor control ante posibles riesgos.

De más está decir que estos lugares que se contratan para realizar festejos de fin de año están inscriptos y deben contar con las habilitaciones normadas según las actividades propuestas. Contratar cualquier salón por fuera de estas habilitaciones es un riesgo demasiado grande que debe descartarse de inmediato.

Decisiones importantes

Todo evento posee un espíritu o finalidad particular, en cumpleaños y casamientos será el encuentro con familiares y seres queridos que comparten la alegría de poder festejar juntos una fecha especial.

En las fiestas empresariales y fiestas de egresados se trata de celebrar el cierre de un ciclo o año especial que incluye compartir un espacio de camaradería con compañeros y colegas.

Las edades definen en este caso lo más relevante del encuentro en cuanto a decisiones, por ejemplo, los eventos de menores de edad tendrán en claro que no se podrá servir bebidas alcohólicas o en cuanto al menú de la comida cual será el mas conveniente.

Lo mismo sucede con el tipo y tiempo de entretenimiento que la velada proponga, siendo en una fiesta de egresados o cumpleaños de 15 un tiempo especial para bailar por horas y que la juventud destaque en la pista de baile, mientras que los encuentros empresariales quizás prefieran un espectáculo de magia o humor que se pueda apreciar en la comodidad de las mesas.

También es relevante considerar el estilo de empresa de que se trata, ya que no es lo mismo un pequeño o mediano emprendimiento de carácter familiar que una reunión anual de una gran multinacional.

En caso de que visualice la necesidad de contratar un seguro particular para la reunión que está planeando, un recurso valioso es que consulte con nuestro cotizador online que con solo un par de datos le brindará información certera y actualizada de las opciones del mercado.

Aspectos inamovibles

Todo evento posee en su diseño inicial cuestiones conversables y que se adaptan a medida que se conocen las diferentes propuestas del mercado. Solo por nombrar un ejemplo, están de moda las fiestas al aire libre que poseen diferentes puntos gastronómicos para degustar, como si se tratara de un parque de Food Truck en donde la variedad es lo primordial.

En otras reuniones la comida no es relevante, pero si el show, entretenimiento o trabajo del DJ para mantener a todos los invitados pasando el momento de una forma divertida y animosa.

Las opciones son de lo más variada, no solo en alternativas para contratar, sino también en el presupuesto a invertir. Se puede tratar de una reunión austera en la que la excusa es compartir el momento o de lo más ostentosa con artículos de cotillón dignos de los más destacados diseñadores, lo importante es que se ajuste al plan inicial que tiene ciertos aspectos que no se pueden negociar.

Los aspectos inamovibles pueden ser diferentes, de acuerdo a cada evento, en algunos será el presupuesto, en otros la zona o barrio en que se encuentre el salón, otros no están dispuestos a modificar los horarios en los que desea realizar el festejo y también están los que poseen un plan fijo en cuanto al menú del encuentro.

En cualquier salón que se realice el evento es esencial que tenga como cuestiones imprescindibles la contratación, si el salón no lo tiene, de un seguro de responsabilidad civil.

¿Quién está a cargo?

En ocasiones la persona que realiza averiguaciones sobre los salones donde realizar un festejo de fin de año no es la misma que toma las decisiones al respecto. Por ello, quien esté a cargo de contactar con los diferentes proveedores debe tener una idea integral de lo que se busca.

Por supuesto deberá conocer los aspectos inamovibles del evento, la cantidad de invitados, las características de la celebración, pero también una mirada lúcida con respecto a las prestaciones que un salón brinda.

Hay lugares para eventos que brindan servicios completos exclusivamente, es decir se contrata el lugar, la gastronomía, la decoración, el DJ, personal de atención de mesas, estacionamiento y limpieza, show, cotillón y demás necesidades que pudieran surgir.

Pero, también hay salones en los que se puede contratar solo el espacio y tercerizar algunos servicios como por ejemplo la decoración, la gastronomía y personal de atención. En estos casos es esencial saber con qué se cuenta realmente en el salón para evitar sorpresas, por ejemplo, que no se tenga una cocina para mantener caliente la comida o heladeras para enfriar las bebidas.

Presupuesto ideal y contingencias

Si hablamos de quién está a cargo al momento de tomar las decisiones, también debemos hacer referencia al presupuesto disponible para el evento. En todo festejo se posee una cifra estimada para los gastos y también un monto que hace a las contingencias que puedan presentarse.

Esto se refleja claramente en los depósitos por eventualidades que cada salón de fiestas cobra a sus usuarios ante la probabilidad de que se presente algún daño a la propiedad durante la fiesta. Luego del evento y en caso de que no se haya registrado ninguna contingencia el dinero de depósito se devuelve.

Aquí surge una posibilidad en relación a los gastos que tiene que ver con cobrar una entrada a quienes asistan, por lo general en fiestas de cumpleaños o egresados se realiza una distinción entre los que asisten desde el comienzo del encuentro y quienes van después a lo que se conoce como brindis.

Los costos de los servicios se conectan directamente con la calidad y profesionalismo, es importante que en las averiguaciones incluya la revisión de opiniones en redes o usuarios anteriores.